Urlaubsanspruch als Arbeitgeber richtig berechnen inkl. FAQ

Schnellcheck Urlaubsanspruch – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie suchen als Arbeitgeber einen Einstieg in das Thema Urlaubsanspruch? Folgende Fragen helfen Ihnen dabei:

Lernen Sie im folgenden Abschnitt weitere Grundlagen des Urlaubsrechts kennen.

Urlaubsanspruch – Die wichtigsten Fakten auf einen Blick

Das Urlaubsrecht ist komplex. Bevor Sie Ihr Wissen darüber mit Berechnungsbeispielen und weiteren speziellen Fragestellungen erweitern, verschaffen Sie sich anhand folgender Tabelle einen Überblick über die wichtigsten Informationen.

Das Bundesurlaubsgesetz definiert den Mindestanspruch. Lesen Sie im folgenden Abschnitt, warum viele Unternehmen darüber hinaus zusätzlichen Urlaub gewähren.

Gesetzlicher Urlaubsanspruch vs. Unternehmenskultur – wie viele Tage sind üblich?

Vor allem in größeren Unternehmen übersteigt der Urlaubsanspruch die gesetzlichen Mindestanforderungen. Üblich sind im Schnitt 30 Tage für Vollzeitkräfte. Zusätzlich wird oft Sonderurlaub über das reguläre Maß hinaus gewährt, z. B. für Hochzeiten und Umzüge oder zu Weihnachten. Das bringt auch dem Arbeitgeber Vorteile, denn ein höherer Urlaubsanspruch:

• fördert die Regeneration und damit die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter
• beugt Burn-outs vor
• steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und somit die intrinsische Motivation
• trägt zur Mitarbeiterbindung bei
• erleichtert die Personalbeschaffung

Urlaubsanspruch berechnen – so funktioniert es

Der Mindest-Urlaubsanspruch beträgt laut Bundesurlaubsgesetz 24 Werktage. Da lediglich Sonn- und Feiertage nicht zu den Werktagen gehören, bezieht sich diese Anzahl auf eine 6-Tage-Woche. Urlaub kann jedoch nur an tatsächlichen Arbeitstagen genommen werden. Der Mindest-Urlaubsanspruch wird deshalb bei weniger als 6 regulären Arbeitstagen pro Woche umgerechnet.

Gesetzlicher Mindesturlaub in Abhängigkeit von den Wochenarbeitstagen

In den vielen Unternehmen sind 5-Tage-Wochen üblich und Teilzeitangestellte arbeiten oft an noch weniger Wochentagen. Den gesetzlich mindestens garantierten Urlaubsanspruch berechnen Sie in diesen Fällen nach folgender Formel:

Urlaubsanspruch = 24 Tage / 6 Tage pro Woche * Arbeitstage pro Woche

Zur Berechnung des Mindestanspruchs muss die Anzahl der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitstage demnach nur mit 4 multipliziert werden. Beispielsweise ergeben sich so für eine 5-Tage-Woche 20 und für eine 3-Tage-Woche 12 Arbeitstage.

Die tägliche Arbeitszeit spielt dabei keine Rolle. Beispielsweise haben Angestellte, die an 6 Wochentagen je 5 Stunden arbeiten, einen Urlaubsanspruch von mindestens 24 Tagen. Wer dagegen an 5 Wochentagen je 6 Stunden arbeitet, hat trotz der gleichen Wochenarbeitszeit nur einen Anspruch auf 20 Urlaubstage.

Urlaubsanspruch übersteigt die gesetzliche Mindestvorgabe

Wenn Sie mehr als den gesetzlichen Mindesturlaub gewähren, verwenden Sie folgende Formel und beziehen Sie sich dabei auf die im Arbeitsvertrag vereinbarten Urlaubstage und regulären Arbeitstage pro Woche:

Urlaubsanspruch = vereinbarte Urlaubstage / reguläre Arbeitstage * tatsächliche Arbeitstage

Wenn Sie z. B. 30 Urlaubstage auf der Basis einer regulären 5-Tage-Woche gewähren, würden sich für eine 4-Tage-Woche 30 / 5 * 4 = 18 Urlaubstage ergeben.

Bei den Berechnungen kann es vorkommen, dass Sie als Ergebnis keine ganze Zahl erhalten. Entspricht die Nachkommastelle mindestens 0,5, runden Sie auf. Liegt sie unter 0,5, kann der Arbeitnehmer den unvollständigen Urlaubstag als Freistunden beanspruchen. Tarif- und Arbeitsverträge können hier aber auch ein anderes Vorgehen bestimmen.

Minderjährige Arbeitnehmer

Der Mindest-Urlaubsanspruch für Minderjährige ist in § 19 des Jugendarbeitsschutzgesetzes geregelt. Er beträgt für Jugendliche, die zu Beginn des jeweiligen Kalenderjahres noch nicht:

• 16 Jahre alt sind: 30 Tage
• 17 Jahre alt sind: 27 Tage
• 18 Jahre alt sind: 25 Tage

Diesen Werten liegt immer eine 5-Tage-Woche zugrunde, da Jugendliche nur an 5 Tagen pro Woche arbeiten dürfen.

Wechsel von Voll- zu Teilzeit im laufenden Kalenderjahr

Angenommen, ein Angestellter hat laut Arbeitsvertrag bei 6 regulären Wochenarbeitstagen 30 Tage Urlaubsanspruch. Er arbeitet von Anfang des Jahres bis Ende September Vollzeit an 5 Tagen pro Woche. Ab Oktober arbeitet nur noch an 4 Wochentagen. In diesem Fall wird der Urlaubsanspruch für beide Phasen separat berechnet und addiert.

Unregelmäßige Wochenarbeitstage

Einige Teilzeitangestellte haben keine festen Wochenarbeitszeiten und arbeiten z. B. in einer Woche an 2 und in der nächsten an 4 Tagen. Zur Urlaubsberechnung zieht man deshalb die vereinbarten Arbeitstage pro Jahr sowie die regulären Jahresarbeitstage heran. Letztere variieren hinsichtlich des Jahres und des Bundeslandes (Feiertage) sowie den im Unternehmen üblichen Wochenarbeitstagen. Im Internet finden Sie Tools zur Berechnung. Es gilt folgende Formel:

Urlaubsanspruch = Urlaubstage Vollzeit / Jahresarbeitstage Vollzeit * tatsächliche Arbeitstage

Ein Beispiel dazu:

Urlaubsanspruch im Arbeitsvertrag richtig formulieren

Alle Fragen zum Urlaubsanspruch müssen im Arbeitsvertrag eindeutig geregelt werden. Dazu gehören folgende Punkte:

• gesetzlicher Urlaubsanspruch je Kalenderjahr und zugrunde liegende Arbeitstage pro Woche
• gegebenenfalls freiwillig gewährter Zusatzurlaub und Umfang des gesamten Urlaubsanspruchs
• Vorrang des gesetzlichen vor dem Zusatzurlaub
• Übertragungsmöglichkeiten und Verfall
• Regelungen für das Ende des Arbeitsverhältnisses
• Frist für die Einreichung von Urlaubsanträgen
• Notwendigkeit der Genehmigung des Urlaubs durch den Arbeitgeber

Wie Sie den Absatz zum Urlaub in den Arbeitsverträgen formulieren, hängt auch immer von der konkreten Situation ab. An folgendem Muster können Sie sich orientieren:

1. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Tagen. Grundlage dafür ist eine 5-Tage-Woche.
2. Zusätzlich zum gesetzlichen Mindestanspruch werden dem Arbeitnehmer weitere 10 Urlaubstage gewährt. Der Gesamtanspruch beträgt daher 30 Tage pro Jahr.
3. Zuerst wird der gesetzliche Mindesturlaub gewährt, danach der Zusatzurlaub nach Abs. 2.
4. Falls der Arbeitnehmer den Urlaub aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht vollständig im zugehörigen Kalenderjahr nehmen kann, ist eine Übertragung in das neue Jahr möglich. Nimmt er ihn nicht bis zum 31. März, verfällt der Anspruch.
5. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Urlaubsanspruch grundsätzlich innerhalb der Kündigungsfrist aufgebraucht werden. Nur wenn das aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht möglich ist, kann der verbleibende Anspruch abgegolten werden.
6. Urlaubsanträge sind spätestens 14 Tage vor dem geplanten Urlaubsbeginn, aber grundsätzlich zu Beginn des Kalenderjahres einzureichen.
7. Der Urlaub darf erst angetreten werden, nachdem er vom Arbeitgeber genehmigt wurde.

FAQ – die 30 häufigsten Fragen von Arbeitgebern zum Urlaubsanspruch

Im Zusammenhang mit dem Urlaubsanspruch treten im Unternehmensalltag oft konkrete Fragen auf. Folgende FAQ-Antworten klären die häufigsten Sachverhalte:

Fragen zur Berechnung des Urlaubsanspruchs

1. Welche Rolle spielt die tägliche Arbeitszeit bei der Urlaubsberechnung?

Keine, nur die Arbeitstage haben Einfluss darauf. Ein Urlaubstag für Arbeitnehmer mit geringerer täglicher Arbeitszeit ist entsprechend auch weniger Urlaubsstunden wert.

2. Wie viele Urlaubstage stehen Teilzeitarbeitern, Minijobbern und Praktikanten zu?

Wer weniger als die im Unternehmen üblichen 5 oder 6 Wochentage arbeitet, für den ergibt sich der Urlaubsanspruch aus der Formel: vereinbarte Urlaubstage / reguläre Wochenarbeitstage * tatsächliche Wochenarbeitstage. Das gilt unabhängig vom Status als sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer, Minijobber oder Praktikant.

3. Was passiert, wenn die Berechnung des Urlaubsanspruchs keine ganze Zahl ergibt?

In diesem Fall wird auf den nächsten vollen Tag aufgerundet, falls der Bruchteil mindestens einen halben Tag ausmacht. Beträgt er weniger als 0,5, kann der Arbeitnehmer Freistunden in entsprechendem Umfang beanspruchen, sofern der Tarif- oder Arbeitsvertrag bzw. die Betriebsvereinbarung nichts anderes vorschreibt.

4. Gibt es in der Probezeit einen gesetzlichen Urlaubsanspruch?

Das Bundesurlaubsgesetz sieht nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses eine 6-monatige Wartezeit vor, nach deren Ablauf der volle Urlaubsanspruch entsteht. Diese entspricht in vielen Unternehmen der Probezeit. Trotzdem wird auch während dieser Phase in jedem vollen Monat ein Zwölftel des Jahresurlaubsanspruchs erarbeitet. Diesen können Sie bereits während der Wartezeit gewähren, müssen es aber nicht, außer bei einer Kündigung.

5. Steigt der Urlaubsanspruch mit dem Alter oder der Betriebszugehörigkeit?

Dazu gibt es keine gesetzliche Vorschrift. Allerdings sehen viele Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen eine Staffelung vor.

6. Welcher Urlaubsanspruch entsteht bei einem Wechsel der Arbeitsstelle im laufenden Jahr?

Wird ein Arbeitsverhältnis in der 2. Jahreshälfte beendet, also am 1. Juli oder später, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub. Scheidet er vorher aus dem Unternehmen aus, beträgt der Urlaubsanspruch nur ein Zwölftel des Gesamtanspruchs für jeden vollen Monat, den er im aktuellen Kalenderjahr im Unternehmen gearbeitet hat. Falls Sie bereits mehr Urlaub gewährt haben, können Sie das Urlaubsentgelt jedoch nicht zurückfordern.

7. Was muss ich bei Neueinstellungen im laufenden Kalenderjahr beachten?

Fängt ein Arbeitnehmer im laufenden Jahr bei Ihnen an, werden die bereits an der vorherigen Arbeitsstelle genommenen Urlaubstage an den Urlaubsanspruch für die Zeit in Ihrem Unternehmen angerechnet. Deshalb ist er verpflichtet, Ihnen eine Bescheinigung des ehemaligen Arbeitgebers über den bereits beanspruchten Urlaub vorzulegen.

8. Welche Regelungen gelten für die Schichtarbeit?

Nachtschichten berühren immer 2 Kalendertage. Üblich ist es in diesem Fall, statt mit Urlaubstagen mit Freischichten zu rechnen, sodass für die Nachtschicht nur eine Freischicht angerechnet wird. Es ist aber auch erlaubt, für die Nachtschicht 2 Urlaubstage anzurechnen. In diesem Fall sollte ein insgesamt höherer Urlaubsanspruch diesen Nachteil ausgleichen.

9. Was verändert sich beim Urlaubsanspruch im Fall von Kurzarbeit?

Wenn ganze Arbeitstage wegfallen, dürfen Sie die Urlaubstage für den jeweiligen Zeitraum wie für Teilzeitkräfte reduzieren. Bei Kurzarbeit Null kann der Urlaubsanspruch für jeden betroffenen vollen Monat um ein Zwölftel gekürzt werden.

10. Gibt es gesetzliche Regelungen zum Sonderurlaub?

Ob zur Geburt des eigenen Kindes oder beim Tod eines nahen Angehörigen, in besonderen persönlichen Situationen gewähren Arbeitgeber Sonderurlaub. Das ist jedoch keine freiwillige Leistung, sondern es handelt sich um eine kurzzeitige Arbeitsverhinderung nach § 616 BGB, aus der ebenfalls ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht. Was den Umfang und die üblichen Anlässe angeht, so dienen die Regelungen in den Tarifverträgen als Orientierung.

Fragen zum Urlaubszeitpunkt, zur Übertragbarkeit und zum Verfall

11. Wer bestimmt den Zeitpunkt des Urlaubs?

Die Entscheidung treffen Sie, wobei Sie die Wünsche Ihrer Arbeitnehmer berücksichtigen müssen, sofern diesen keine dringenden betrieblichen Gründe oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer entgegenstehen. Wenn ein Mitarbeiter Urlaub im Anschluss an eine medizinische Vorsorge- oder Reha-Maßnahme verlangt, müssen Sie diesen gewähren.

12. Was ist bei Streit über den Zeitpunkt des Urlaubs?

Bei Interessenkonflikten zwischen Kollegen sind soziale Aspekte zu beachten, z. B. schulpflichtige Kinder. Suchen Sie rechtzeitig den Dialog, um die Urlaubsplanung zu steuern, und wägen Sie alle Interessen so gut wie möglich gegeneinander ab.

13. Wann muss ein Urlaubsantrag spätestens eingereicht werden?

Hierzu gibt es keine gesetzlichen Bestimmungen, weshalb Sie das im Arbeitsvertrag regeln sollten. In vielen Unternehmen ist es üblich, dass der zusammenhängende Urlaub bereits zu Beginn des Kalenderjahres geplant wird, bei kürzeren Urlaubsphasen aber eine kürzere Frist ausreicht.

14. Kann ich für bestimmte Zeiten Urlaubssperren verhängen?

Wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen, ist das erlaubt, z. B. in Phasen mit besonders hoher Arbeitsbelastung, etwa bei Saisonbetrieben oder zur Inventur.

15. Wann darf Betriebsurlaub angeordnet werden?

Für den Betriebsurlaub müssen dringende betriebsbedingte Gründe vorliegen, z. B. saisonbedingte Auftragsflauten. Er darf nicht mehr als 60 % des Jahresurlaubs ausmachen und muss rechtzeitig angekündigt werden.

16. Wie ist die Übertragbarkeit von Urlaubstagen gesetzlich geregelt?

Eine Übertragung des Mindesturlaubs in das nächste Jahr ist aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich. In diesem Fall muss der Resturlaub bis Ende März beansprucht werden. Für den Zusatzurlaub kann der Arbeitsvertrag auch eine Nichtübertragbarkeit vorsehen.

17. Wann verfallen Urlaubstage?

Grundsätzlich verfällt der Resturlaub am 31. März des Jahres, in das er übertragen wurde. Er kann auch bereits am 31. Dezember des zugehörigen Jahres verfallen, aber nur, wenn keine wichtigen betrieblichen oder persönlichen Gründe entgegenstanden und Sie den Arbeitnehmer rechtzeitig darauf hingewiesen haben.

18. Was passiert mit dem Urlaubsanspruch bei langfristig erkrankten Mitarbeitern?

Wenn der Arbeitnehmer den Urlaub aufgrund seiner Erkrankung nicht nehmen kann, wird der Anspruch ins nächste Kalenderjahr übertragen. Falls die Erkrankung noch länger dauert und der Urlaub auch bis zum 31. März nicht genommen werden kann, verfällt dieser trotzdem erst ein Jahr später, also am 31. März des folgenden Jahres.

19. Wie wird der Urlaubsanspruch bei Mutterschutz behandelt?

Der Resturlaub wird ins nächste Jahr übertragen, verfällt nicht zum 31. März und kann nach Ablauf des Mutterschutzes beansprucht werden.

20. Was geschieht mit den Urlaubstagen bei Elternzeit?

Der anteilige Urlaubsanspruch wird für diese Zeit pro vollständigem Monat um ein Zwölftel gekürzt, sofern nicht in Teilzeit weitergearbeitet wird. Ein Resturlaubsanspruch verfällt nicht, sondern wird nach der Rückkehr zu den regulären Urlaubstagen addiert.

Sonstige Fragen zum Urlaub

21. Wie viele zusammenhängende Urlaubstage muss ein Arbeitgeber gewähren?

Er muss mindestens 2 Wochen zusammenhängend gewähren, d. h. 10 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche bzw. 12 Arbeitstage bei einer 6-Tage-Woche.

22. Darf man Urlaubstage auszahlen?

Nein. Nur wenn bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses die verbliebenen Urlaubstage nicht mehr rechtzeitig genommen werden können, ist das erlaubt.

23. Was ist, wenn mein Arbeitnehmer im Urlaub erkrankt?

Für die Zeit der Erkrankung werden keine Urlaubstage angerechnet. Voraussetzung dafür ist der Nachweis durch ein ärztliches Attest.

24. Darf ich gewährten Urlaub widerrufen?

Das ist nur mit Zustimmung des Mitarbeiters oder im Notfall möglich. Als Notfall gilt z. B. ein hoher Krankenstand. Wenn der Arbeitnehmer den Urlaub bereits angetreten hat, ist ein Widerruf ohne seine Zustimmung nicht rechtmäßig. Durch einen Urlaubsabbruch entstehende Kosten müssen Sie erstatten.

25. Kann man Urlaubsansprüche vererben?

Falls ein Arbeitnehmer verstirbt und noch Resturlaub verbleibt, haben die Erben Anspruch auf eine Abgeltung. Dieser kann jedoch auch durch eine Klausel im Arbeitsvertrag ausgeschlossen werden.

26. Darf mein Arbeitnehmer während des Urlaubs anderweitig arbeiten?

Er darf keiner Erwerbstätigkeit nachgehen, die dem Urlaubszweck widerspricht. Leichte Arbeiten, welche die Erholung nicht beeinträchtigen, sind jedoch erlaubt.

27. Wie ist der Urlaubsanspruch bei einem Sabbatical geregelt?

Während dieser Zeit ruht das Arbeitsverhältnis. Deshalb entsteht auch kein Urlaubsanspruch.

28. Welche Bedeutung haben Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen hinsichtlich des Urlaubsanspruchs?

Wenn Sie an einen Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung gebunden sind, sind deren Bestimmungen verbindlich. Dort sind Arbeitnehmerrechte festgeschrieben, welche die gesetzlichen Vorgaben übersteigen.

29. Was ist der Unterschied zwischen Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld?

Das Urlaubsentgelt ist die Lohn- bzw. Gehaltsfortzahlung während des Urlaubs, zu der Sie gesetzlich verpflichtet sind. Mit dem Urlaubsgeld erhalten die Arbeitnehmer einige zusätzliche Euro für ihre Urlaubsgestaltung. Zu dieser Leistung können Sie durch einen Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung ebenfalls verpflichtet sein, oder Sie zahlen sie freiwillig.

30. Wonach bemisst sich das Urlaubsentgelt?

Das Urlaubsentgelt entspricht dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsantritt. Kürzungen aufgrund unverschuldeter Ausfälle und durch Überstunden verursachter Mehrverdienst gehen nicht in die Berechnung ein. Bei einer dauerhaften Erhöhung des Arbeitsentgelts wird dieser höhere Verdienst zugrunde gelegt.

Fazit zum Urlaubsanspruch

Damit sich Arbeitnehmer ausreichend erholen können, steht ihnen laut Gesetz jährlich eine bestimmte Anzahl an bezahlten Urlaubstagen zu. Dieser Urlaubsanspruch ist in der Praxis aufgrund tarif- oder arbeitsvertraglicher Vereinbarungen oft höher.

Im Unternehmensalltag kommt es mitunter zu Meinungsverschiedenheiten bezüglich des Urlaubszeitpunkts oder -anspruchs. Im Zweifel kann ein Anwalt für Arbeitsrecht helfen. Dieser unterstützt Sie auch dabei, den Arbeitsvertrag im Hinblick auf die Urlaubsregelungen rechtssicher zu gestalten.